從上游對接需求，完成設計，再交付開發(fā)進行發(fā)版。每一次產品迭代更新中的每一個需求都相當于問題，需要有對應的答案，也就是設計文件。隨著項目不斷向前進展，會沉積大量不同版本、不同功能需求的文件，團隊管理者該如何管理這些日益增多的團隊設計資產呢?
傳統文件管理方式，大多使用本地文件夾分類整理設計資產，這樣可以相對體系化整理設計資產，但卻不利于團隊間協同。比如說，本地會積累大量文件，換臺電腦還要拷貝到新電腦中。很難與團隊協同管理，文件傳來傳去版本很容易混亂。而通過 MasterGo 在線管理設計文件，可以幫助設計團隊完全擺脫設備和硬盤的限制，同時，MasterGo 還具備多層級文件管理能力，滿足精細化管理團隊設計資產需求。
一、MasterGo 文件分類管理能力
在 MasterGo 中，管理設計資產主要是通過結合團隊項目、文件分組、頁面管理功能的方式來實現多層級分類管理。
首先，MasterGo 內的設計文件和人都以「團隊-項目」為維度來進行管理，一個人可以創(chuàng)建或加入多個團隊，同時，每個團隊內可以創(chuàng)建多個項目，而這些項目就可以成為團隊文件管理中的一級分類文件夾。
設計師可以按組織部門創(chuàng)建團隊，按照業(yè)務/產品線進行區(qū)分項目，或者將團隊庫變成團隊中一個單獨的項目，以便保證團隊庫內的設計資產的維護與管理不受到其他項目文件的干擾。
這是文件管理的基礎，有了這一層框架后，設計師們便可以對文件進行更精細化的管理設置。
其次，設計師在每個項目下都可創(chuàng)建多個文件，并對文件進行分組。相比第一層級的團隊項目分類，「文件分組」的管理方式需要更精細化，以便使用文件時能夠快速定位到需要的文件，與團隊上下游高效協同。
例如，可以從產品線出發(fā)進行精細化分類，具體分類方式有功能模塊、人員、項目進展、適配設備等，或者從迭代版本角度出發(fā)，以版本號進行分組管理。
當然，除了團隊項目和文件分組的方式，MasterGo 還支持在每個文件內使用「頁面層級管理」功能為頁面創(chuàng)建分類，對文件中的頁面進行第三層級的分類管理操作，以便承載復雜設計項目的設計內容分類需求。
二、靈活運用三級分類，文件管理最佳實踐
充分了解 MasterGo 精細化文件管理能力以及常用類別管理方式后，接下來我們再來看看一些經過真實驗證的團隊文件管理實踐方法。
比如，一個設計團隊選擇按照組織架構創(chuàng)建團隊，每個團隊即是一個大部門，避免不同團隊、產品線文件混淆;項目主要按照產品線進行劃分，文件再按照產品模塊進行分組，比較大的文件會被拆成了多個小文件，每個文件會給一個序號，這樣只需要通過名稱排序去找文件即可。
或者，一個團隊選擇以大業(yè)務線為基準創(chuàng)建團隊，并且為了方便組件庫管理，他們在團隊中為組件庫單獨創(chuàng)建了一個項目進行維護;團隊項目主要以不同的產品線進行區(qū)分，而文件主要以產品線下不同的功能模塊進行分類管理，同時對于不同產品階段期的項目文件還會通過封面來進行區(qū)分。
又或者，一個團隊主要是按部門創(chuàng)建團隊，項目是按每個部門所負責的產品模塊進行分類;比較獨特的是，他們選擇以版本號的方式分類管理文件，比如 v1.0、v2.0、v2.1 等等，通過版本分類方式層級分明地整理歸類文件，可以幫助團隊成員在快節(jié)奏迭代之下迅速定位想要的文件，上下游對接也便捷了很多。
文件管理沒有固定的公式，正如以上這三種最佳實踐方式，都是根據各自團隊的協作特點進行分類管理。因此建議各位團隊管理者多多結合自身業(yè)務情況、協同需求來仔細甄別合適的管理方式。
三、文件管理的Tips
隨著產品的不斷迭代，每個項目下可能會沉積越來越多的不同版本的文件，這反而會給文件管理與查找造成困難。因此，當我們選擇按照功能模塊、人員、項目進展、適配設備等細化分組方式時，還需要考慮到版本迭代的情況。這里推薦大家在文件內使用「標記歷史版本」功能。所有修改都在同一個文件中記錄和保存，只需快速創(chuàng)建重要版本的標記，即可避免新建不同版本的文件，有效減少分組內文件數量。
由于文件存在進度狀態(tài)的區(qū)別，除了使用文件分組進行區(qū)分，還可以利用封面進行標識。比如，在設置封面時，添加設計中、已完成、開發(fā)中等等狀態(tài)顯示。當然，也推薦設計師們在文件的首頁中創(chuàng)建項目看板，通過可視化的方式建立每周迭代的需求、需求狀態(tài)、文件鏈接等等進行項目需求管理。
在有需要的時候，可按照更新時間、創(chuàng)建時間調整文件排序。除了通過拖動文件移動至其他分組，還可以選中文件后右鍵的方式，將單個/多個文件移動至其他分組，操作更便捷。當分組文件太多，或者想要了解全部分組時，可以點擊分組名稱，右鍵選擇展開或收起分組。想要移動分組至其他項目或者其他團隊的項目中，只需選中分組下的文件拖動至其他項目即可。
文件管理對于團隊高效協同而言至關重要，希望以上分享的團隊在 MasterGo 上常用的文件管理方式，能夠給予眾多團隊負責人、管理者更多參考，幫助團隊以更高效、合理的方式管理設計資產，推動團隊上下游間高效協作。
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