8Manage PM：如何解決項(xiàng)目過(guò)程中溝通不良的問(wèn)題？

項(xiàng)目溝通管理作為PMBOK十大知識(shí)領(lǐng)域之一，目的是通過(guò)科學(xué)合理地組織和管理項(xiàng)目工作中的溝通交流，及時(shí)準(zhǔn)確地處理項(xiàng)目信息。良好且有效的溝通能夠幫助項(xiàng)目管理者控制項(xiàng)目進(jìn)度和成本，推進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施。但面對(duì)項(xiàng)目溝通不良的問(wèn)題，從管理和技術(shù)手段層面來(lái)說(shuō)，如何更好地運(yùn)用企業(yè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)解決呢?

著名管理學(xué)家巴納德認(rèn)為“溝通是把一個(gè)組織中的成員聯(lián)系在一起，以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的手段”。在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中，溝通能夠促使項(xiàng)目人員協(xié)調(diào)有效地工作，保證項(xiàng)目每一步的執(zhí)行都依據(jù)計(jì)劃所進(jìn)行，讓項(xiàng)目管理者在問(wèn)題發(fā)生的時(shí)候及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決。

據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，如果信息在高層管理者那里的正確性和完整性是100%，那么到了信息的接收者手里可能只剩下20%。項(xiàng)目中的溝通講究時(shí)效性和準(zhǔn)確性，失真、虛假和逾期的溝通信息，都會(huì)導(dǎo)致每一步項(xiàng)目執(zhí)行的偏差，最終可能導(dǎo)致項(xiàng)目延期和失敗。

對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行，特別是中大型項(xiàng)目，涉及的部門(mén)及人員眾多，溝通信息需要經(jīng)過(guò)每一個(gè)環(huán)節(jié)的層層傳遞，任一環(huán)節(jié)出錯(cuò)都有可能導(dǎo)致溝通的失敗，不良的溝通會(huì)影響整個(gè)交付。在眾多項(xiàng)目管理咨詢(xún)案例中，我們發(fā)現(xiàn)在項(xiàng)目溝通過(guò)程中，普遍存在以下問(wèn)題：

1.跨部門(mén)溝通難，信息傳遞不及時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員難以有效協(xié)同，工作效率低下，造成項(xiàng)目延期。

2.口頭溝通，缺乏書(shū)面記錄，使得信息失真，產(chǎn)生歧義，導(dǎo)致項(xiàng)目返工，浪費(fèi)大量的人力財(cái)力和時(shí)間。

3.權(quán)責(zé)不清，產(chǎn)生虛假溝通信息。當(dāng)問(wèn)題發(fā)生時(shí)，項(xiàng)目人員互相推諉，難以追根溯源，造成項(xiàng)目損失。

有效的項(xiàng)目溝通依賴(lài)科學(xué)合理的管理方法和技術(shù)手段，我們可以從以下實(shí)際應(yīng)用案例中，看看項(xiàng)目管理系統(tǒng)是如何有效解決溝通不良的問(wèn)題。

A企業(yè)是一家大型IT公司，從事互聯(lián)網(wǎng)和軟件應(yīng)用服務(wù)，在整個(gè)軟件研發(fā)項(xiàng)目中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人員高達(dá)上千人，項(xiàng)目管理涉及技術(shù)、產(chǎn)品、市場(chǎng)、運(yùn)營(yíng)、銷(xiāo)售等部門(mén)，目前使用8Manage PM項(xiàng)目管理系統(tǒng)管控整個(gè)項(xiàng)目，包括項(xiàng)目時(shí)間、費(fèi)用、質(zhì)量、人力資源、范圍等管理。從項(xiàng)目的啟動(dòng)到收尾，有效的溝通管理貫穿整個(gè)項(xiàng)目流程。

1、項(xiàng)目業(yè)務(wù)直通式管理：跨部門(mén)協(xié)作溝通，信息傳遞實(shí)時(shí)精準(zhǔn)

A企業(yè)的項(xiàng)目涉及跨部門(mén)多業(yè)務(wù)，每個(gè)部門(mén)使用不同的工具，跨部門(mén)的溝通協(xié)作產(chǎn)生了信息壁壘。8Manage在A企業(yè)原有的管理系統(tǒng)上進(jìn)行集成，打破了原有軟件模塊界線的局限，促進(jìn)跨部門(mén)的高度溝通與協(xié)作。并通過(guò)業(yè)務(wù)直通管理模式，簡(jiǎn)化共同信息的處理過(guò)程，達(dá)到多方端到端實(shí)時(shí)業(yè)務(wù)直通，確保項(xiàng)目信息的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性。

使用8Manage系統(tǒng)之后，不同部門(mén)之前的業(yè)務(wù)流程執(zhí)行變得協(xié)同順暢。當(dāng)一個(gè)需求變更發(fā)生時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理通過(guò)指派或提交變更請(qǐng)求后，研發(fā)人員收到系統(tǒng)的郵件通知，直接查看并接受變更請(qǐng)求的任務(wù)，進(jìn)行交付計(jì)劃提交后，開(kāi)始正式處理需求。不同部門(mén)之間的信息在系統(tǒng)中自動(dòng)流轉(zhuǎn)，達(dá)到協(xié)同高效的一體化管理，大大提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率。

2、智能溝通機(jī)制：審計(jì)跟蹤記錄，信息數(shù)據(jù)真實(shí)有效

A企業(yè)的所有項(xiàng)目人員直接通過(guò)8Manage的即時(shí)聊天功能、研討論壇以及現(xiàn)狀調(diào)查等智能溝通機(jī)制，取代以往的口頭溝通交流方式，進(jìn)行高效快捷、實(shí)時(shí)精準(zhǔn)的有效溝通，大大提高協(xié)作效率。系統(tǒng)永久保存所有即時(shí)聊天和論壇的溝通記錄，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員可以隨時(shí)查閱他們之前的討論，使其保持誠(chéng)實(shí)和更加負(fù)責(zé)任，有助于項(xiàng)目經(jīng)理作出有效決策。另外，8Manage提供離線審計(jì)跟蹤功能，實(shí)時(shí)追蹤所有數(shù)據(jù)的來(lái)龍去脈與任何更改記錄，保證溝通信息數(shù)據(jù)精準(zhǔn)可靠。

3、WBS工作分解結(jié)構(gòu)，明晰人員責(zé)任與結(jié)果

A企業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理通過(guò)8Manage的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)實(shí)時(shí)審計(jì)追蹤每個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)或可交付成果，針對(duì)每個(gè)項(xiàng)目人員的工作進(jìn)行自然分解，設(shè)定團(tuán)隊(duì)人員的責(zé)任、角色、執(zhí)行內(nèi)容等情況，確保任務(wù)分配明確，以強(qiáng)化執(zhí)行適當(dāng)?shù)呢?zé)任與承諾，提高團(tuán)隊(duì)工作效率。

在項(xiàng)目的計(jì)劃階段，項(xiàng)目任務(wù)指派給相關(guān)負(fù)責(zé)人之后，負(fù)責(zé)人可在同一項(xiàng)目的WBS中進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)分和指派，每一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員在系統(tǒng)中共享當(dāng)前最新的項(xiàng)目計(jì)劃。當(dāng)承諾被擅自更改時(shí)，系統(tǒng)在項(xiàng)目概覽發(fā)出自動(dòng)預(yù)警，讓項(xiàng)目管理者第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)減少損失，最大程度地確保信息在源頭上的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性。

4、針對(duì)多項(xiàng)目管理，進(jìn)行迭代管理需求與溝通

在A企業(yè)的多個(gè)軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目中，軟件的需求變更涉及系統(tǒng)性能、技術(shù)、業(yè)務(wù)、行業(yè)及用戶等方面，項(xiàng)目人員很難通過(guò)一次溝通就把復(fù)雜的需求交代清楚。8Manage采用迭代式的方法來(lái)溝通需求，支持對(duì)可交付成果的查看與審批進(jìn)行迭代管理，幫助項(xiàng)目人員有效地進(jìn)行迭代需求溝通。

項(xiàng)目管理者可通過(guò)系統(tǒng)的需求申請(qǐng)功能獲取、過(guò)濾、解析和明確項(xiàng)目的需求，利用項(xiàng)目矩陣功能組織需求，追蹤需求從開(kāi)始到完成的整個(gè)過(guò)程。并通過(guò)系統(tǒng)制定需求交付計(jì)劃，可以盡早開(kāi)始溝通及理解需求，及時(shí)獲取到實(shí)時(shí)的團(tuán)隊(duì)溝通信息，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)智慧，做出更有效的項(xiàng)目決策。

在項(xiàng)目溝通管理中，8Manage 強(qiáng)大之處在于其數(shù)據(jù)的靈活性、準(zhǔn)確性與實(shí)時(shí)性，能幫助項(xiàng)目盡量地減少誤解，提高團(tuán)隊(duì)合作效率。8Manage項(xiàng)目管理軟件可以有效解決溝通不良的問(wèn)題，在最大程度保證溝通的順暢，使溝通信息得到準(zhǔn)確實(shí)時(shí)的傳遞，大大提升項(xiàng)目管理效率。

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