沒有數(shù)據(jù)，辦公室將無法變得智能化！

沒有數(shù)據(jù)，辦公室將無法變得智能化！

是什么讓辦公室變得“智能”？很容易直接從《星際迷航》電影中想象出一些超未來主義的設(shè)計。

如今，設(shè)施和辦公室管理人員都喜歡將智能辦公解決方案視為一種時尚，但自20世紀90年代中期在辦公室環(huán)境中引入互聯(lián)網(wǎng)以來，辦公室實際上已經(jīng)變得越來越智能了。

那么，究竟發(fā)生了什么變化呢？首先，“智能”的最初定義是人們在工作場所的溝通方式。如今情況已大不相同，部分原因是“工作場所”的定義發(fā)生了變化。其不再是一個固定的地方。這是如何促進合作的一個抽象概念——通過了解哪些同事正在工作、在哪里工作以及如何工作。

優(yōu)化這一點，就是讓辦公室變得更智能的方法。但如果沒有良好的數(shù)據(jù)，就無法知道如何讓辦公室變得更智能。

定義“智能”

通俗點講，“智能”辦公室利用現(xiàn)代技術(shù)，通過優(yōu)化辦公環(huán)境來提高生產(chǎn)力、效率和員工體驗，同時保持辦公空間的環(huán)保和成本效益。

有沒有一種“快速解決”方法可以在一夜之間實現(xiàn)這一目標？沒有。通常需要多種解決方案，包括通過一個或多個智能辦公解決方案實現(xiàn)基本辦公室交互的自動化，例如辦公室、辦公桌和房間登記、照明、氣候控制，以便它們根據(jù)在場人員自主運行。

例如，企業(yè)的辦公桌預訂審批流程可以通過靈活的辦公桌政策和辦公桌預訂解決方案實現(xiàn)自動化。其可以安裝占用傳感器，這樣會議室的概況就可以不斷更新使用信息，即使是臨時會議。傳感器可以連接到空調(diào)裝置上。關(guān)鍵是員工不應該與這些功能進行身體接觸。

真的需要那么多工作崗位嗎？

除了對健康有益之外，智能解決方案還可以節(jié)省大量的運營成本。

想象一家擁有300名員工的虛構(gòu)企業(yè)。在傳統(tǒng)辦公室中，每位員工都會有一個工作崗位。但現(xiàn)在不再是生活在傳統(tǒng)時代了。部分遠程工作的員工平均每周有50%的時間在辦公室度過。這相當于所有計算機相關(guān)設(shè)備將有一半被浪費掉。

從成本角度來看待這個問題。假設(shè)在典型的現(xiàn)代組織中，每個工作崗位的年成本大致在3,500美元左右。這相當于每年花費105萬美元。

那么，該怎么做？撤走一半的桌子嗎？不。因為需要考慮到每個人都有不同的習慣、工作，并且居住在不同的地方——所有這些都會影響預訂模式。

考慮到這一點，就得留出25%的慷慨余量，以便預訂辦公桌時有一定的靈活性。這意味著將工作崗位數(shù)量減少到75%，從而為企業(yè)節(jié)省超過25萬美元。

這表明，通過安裝一些智能辦公解決方案，可以多么顯著地減少不必要的成本，這些解決方案可以通過數(shù)據(jù)了解空間的利用情況。智能辦公桌預訂系統(tǒng)在這里可以發(fā)揮無價的價值。

辦公室實際使用情況如何？

智能解決方案的另一個好處是，可以獲取有關(guān)辦公室具體使用情況的數(shù)據(jù)，包括自動空調(diào)控制、集成WiFi的咖啡機、占用傳感器等。

有時，這些數(shù)據(jù)的結(jié)果會令人震驚。如，一家大型會計師事務(wù)所的會議室存在問題。其員工不斷抱怨無法使用可用的會議室。

但數(shù)據(jù)顯示，事實并非如此。一半的會議室?guī)缀蹩偸强捎玫?。那到底是怎么回事？仔細觀察發(fā)現(xiàn)，繁忙的會議室可以欣賞到海港的美麗景色，而空蕩蕩的會議室俯瞰著一個不起眼的住宅區(qū)。如此，可以猜出員工選擇了哪些房間。然而，由于這些數(shù)據(jù)暴露出來，團隊決定通過進行一些小調(diào)整來解決這個問題，使非面向港口的會議室更具吸引力和視覺吸引力。

通常，出人意料的小更改會產(chǎn)生最大的影響。但，除非有數(shù)據(jù)，否則不一定知道會影響哪些更改。

如何讓辦公室變得智能化？

智能辦公室由三個組成部分組成：

建筑物中已有的許多系統(tǒng)都可以通過基于云的物業(yè)管理系統(tǒng)等升級為智能解決方案，無論是管道、登錄系統(tǒng)、空調(diào)、安全系統(tǒng)、熱量和濕度控制系統(tǒng)。

辦公室中的智能設(shè)備將與家中的智能設(shè)備非常相似。唯一的區(qū)別是更多的人需要訪問。

對于消費級設(shè)備，這會產(chǎn)生一些潛在的問題。不一定希望每個人都使用智能手機應用控制智能鎖、WiFi咖啡機或照明。最好投資占用傳感器以使這種交互更加順暢。

大多數(shù)辦公室已經(jīng)使用房間和資源預訂系統(tǒng)，不僅可以在日歷系統(tǒng)中處理此類預訂，還可以通過將更復雜的解決方案與該日歷集成來減少員工的摩擦，從而大大受益。

同樣，在管理基于混合或活動的工作時，與嚴格關(guān)注辦公桌預訂相比，更完整的工作空間管理解決方案可以讓員工更好地了解誰在辦公室、誰在家工作以及誰不在（包括在家工作時））。

從哪開始？

那么，顛覆性變革從哪開始呢？其通常需要大量資金。安裝智能辦公系統(tǒng)帶來的潛在破壞可能會花費更多。

但危險在于，隨波逐流地使用別人正在使用的東西，而不考慮其對工作場所有什么好處。這就是為什么首先要查看辦公室使用數(shù)據(jù)，無論是定量的，例如來自記錄辦公桌和房間等的預訂/使用模式的解決方案，還是定性的，例如員工調(diào)查。

了解問題，然后尋找解決方案。從長遠來看，這種求知欲的方式會有助于省下大量資金。

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